Télétravail : Ubikey, l'outil devenu indispensable au travail collaboratif à distance

ArianeGroup, Thales, Sanofi ou encore Plastic Omnium sont quelques exemples de clients grands comptes qui ont placé toute leur confiance en Ubikey, une startup dynamique et connectée au management du futur.

Parce qu’il a fallu repenser le travail collaboratif, les entrepreneurs se sont rendu compte de l’importance des outils digitaux pour manager leurs équipes dans un monde où seul le télétravail semblait être la solution sécuritaire la plus adaptée. Justement, cette jeune pousse française n’a pas attendu la crise pour créer sa solution innovante en matière de technologie de référence du management visuel digital.

Pour en parler dans le cadre du projet Blasting Talks qui donne la parole aux entrepreneurs de demain, Julien Bellenger, le Directeur de développement d’Ubikey, répond à nos questions.

Ubikey existe depuis 2015 et a bien évolué grâce à un portefeuille clients assez prestigieux comme Thales, Sanofi ou encore le groupe Ariane. Comment s’est fondée votre startup ?

Notre startup a été fondée à la suite de travaux de recherches à l’Université de Compiègne. Le sujet concernait l’amélioration de la collaboration en entreprise et des rituels de management visuels. Ces travaux ont été réalisés conjointement avec ArianeGroupe. Nous nous sommes rendu compte qu’ils travaillaient encore sur du management visuel papier traditionnel alors qu’ils avaient des contraintes de multi-sites qui ne leur permettaient pas de travailler sereinement sur des post-it… C’est à ce moment que nous nous sommes intéressés à la manière dont nous allions pouvoir digitaliser ces méthodologies de façon à pouvoir les synchroniser sur plusieurs sites.

Viennent alors les grands tableaux tactiles en remplacement des tableaux blancs traditionnels, ainsi que la création d’un logiciel capable de synchroniser en temps réel les contenus, et de faire tout ce qui est possible en management visuel comme créer des post-it, les déplacer, les annoter, etc.

De quelle manière avez-vous pu obtenir la confiance de vos partenaires institutionnels pour le développement de votre société ?

Les travaux de recherche avaient démarré avant le partenariat avec ArianeGroupe. Mais c’est l’intérêt d’Ariane pour ces études qui a poussé à la création de l’entreprise. À la fin des travaux de recherche, ils ont continué l’aventure avec Ubikey parce que cela répondait à un besoin chez eux. Le besoin qu’ils ont exprimé nous a motivé à développer notre activité.

Une équipe de développeurs expérimentés a été recrutée. La BPI est un soutien de la première heure d’Ubikey, elle a été motivée par le caractère innovant de notre solution. Nous avons aussi bénéficié du crédit d’impôts recherche pour nous aider à financer les premières années dédiées à la production de ce logiciel stabilisé pour répondre aux besoins des grands comptes.

Récemment, vous avez créé un outil collaboratif hybride à distance qui permet de gérer une équipe en télétravail et une autre en présentiel (au bureau). Comment cela fonctionne-t-il concrètement ?

Le premier besoin a été de reproduire fidèlement ce qui se passait en présentiel en entreprise en ajoutant la possibilité d’être sur plusieurs sites grâce à une synchronisation du contenu.

À l’époque, on parlait peu de télétravail bien que nous avions des contraintes multi-sites. Par exemple, ArianeGroupe est situé dans plusieurs pays d’Europe donc il fallait synchroniser les équipes. À partir de ce travail à distance, un autre besoin s’est dessiné. Il s’agit d’une interface web sur l’ordinateur qui permet d’avoir accès à ce qui a été produit en management visuel. Le télétravail a changé les choses pour nous, car cette méthode de travail est devenue la norme. C’est-à-dire que la connexion sur l’ordinateur à travers un navigateur web a pris une place presque plus importante (temporairement, on l’espère…) que le management visuel en présentiel sur un écran tactile. Notre développement a été accéléré considérablement sur cette interface web pour la mettre au même niveau que l’écran tactile.

Mais nous savons que le management visuel reste très ancré dans le présentiel. C’est pourquoi, nous proposons aujourd’hui une plateforme totalement hybride où l’on va pouvoir travailler soit en présentiel, soit en distanciel.

D'ici à l'été 2021, vous avez prévu de déployer des solutions communes entre Ubikey et Onepoint pour accélérer les transformations des entreprises vers l’industrie 4.0. De quoi s’agit-il plus précisément ?

Ubikey est très implantée dans l’industrie 4.0. Quand on parle d’industrie 4.0, c’est comment nous allons équiper en digital des usines de production. Naturellement, les clients industriels se sont intéressés à notre solution, car ils ont souvent recours au management visuel.

Tous les matins, les équipes de production se retrouvent devant un tableau blanc et font le point sur la production de la nuit, de la veille, etc. L’usage du numérique leur permet également d’avoir une traçabilité, de pouvoir travailler en multi-sites, etc.

En ce qui concerne Onepoint, il faut savoir qu’il s’agit d’un cabinet de conseil spécialisé dans les méthodologies d’excellence opérationnelle. Notre logiciel est une boîte à outils qui permettait de mettre en œuvre ces méthodologies. Nous préconisons un management collaboratif à travers le visuel, ce qui implique de faire évoluer les mentalités. Nous avons pris conscience que l’association d’un cabinet de conseil dans les méthodologies avec notre outil faisait sens.

D’un côté, Onepoint sera en mesure d’aller plus loin dans le digital. Et nous, à l’inverse, nous bénéficions du savoir-faire de Onepoint, et de leurs clients qui découvriront notre solution à travers ce cabinet de conseil. C’est un partenariat gagnant-gagnant.

On l’a constaté avec le télétravail reconduit lors des confinements successifs, les outils digitaux sont extrêmement importants pour les entrepreneurs qui souhaitent poursuivre la gestion de leurs projets d’entreprise. Confirmez-vous cette tendance ?

Clairement, on a remarqué une accélération des projets chez Ubikey.

Nous avions par exemple des clients qui avaient découvert notre solution il y a un an, et qui se sont décidés plus rapidement, car c’est devenu un sujet prioritaire pour ces entreprises. Celles qui étaient déjà au management visuel ont compris toute l’importance de digitaliser, encore plus que précédemment.

Avez-vous été freinés ou au contraire propulsés par cette crise sanitaire ?

Au premier confinement, nous avons tout de même eu quelques moments de doutes. Notre produit présentiel ne pouvait plus répondre au marché, nous étions forcés de trouver une alternative. Par conséquent, notre équipe de développeurs a dû aller très vite pour proposer une solution en distanciel. À cette période, nous étions face à certains groupes assez hésitants, voire frileux, car nous restions dans un temps d’incertitude.

Une tendance moins vraie pendant les autres confinements.

Selon l’Insee, la fracture numérique reste une inégalité présente dans le pays avec près de 12 millions de Français qui seraient concernés. Le gouvernement lance un plan pour lutter contre ce frein au digital, pensez-vous qu’il faut davantage travailler sur ces dossiers ?

Concrètement, cette fracture numérique ne concerne pas nos clients. Par contre, nous nous sommes rendu compte que le télétravail, qui pouvait se généraliser, permettait aux salariés de choisir leur lieu de travail. Toutefois, le critère de connectivité reste essentiel et cette fracture risque de s’amplifier, car les départements qui sont bien équipés pourront accueillir des nouveaux actifs tels que des cadres supérieurs par exemple, mais si les territoires n’ont pas les connectivités suffisantes, la situation pourra se compliquer.

Quelles sont vos perspectives pour le reste de cette année 2021 ?

D’abord, nous aimerions accélérer les partenariats avec les cabinets de conseil. Ensuite, nous préparons une levée de fonds, nous sommes actuellement en négociation avec des investisseurs pour renforcer notre capacité de développement. Enfin, nous aimerions nous développer à l’international, directement ou via un réseau de distributeurs